İşyeri yazışmaları, işyerindeki whatsapp gruplarında kullanılan emojiler ve dahası… Artık e-mail dahil internet üzerinden yazışmalarımız bizim karakterimizi, iş ilişkilerimizi de belirliyor.
Peki iş yerinde daha ciddiye alınmak için e-postalarınızdan neleri silmelisiniz?
MESAJLARINDAKİ GEREKSİZLİKLER
Mesajlarımın gereksiz özürler, gülen yüzler, ünlem işaretleri ve hatta öpücüklerle dolu olduğunu mu düşünüyorsunuz?
Belki kullandığınız ifadelerin ve emojilerin dostça ve ulaşılabilir olduğunuzu düşünmelerini seviyor alabilirsiniz, ama uzmanlara göre, bu dilsel alışkanlıklar işte ne kadar ciddiye alındığını sessizce baltalıyor olabilir.
Neden çoğumuzun böyle yazıyor ve bunun iş yerimizde algılanma ve hatta terfi etme şeklimiz üzerinde yaratabileceği etkileri olabilir mi?
FAZLADAN NOKTALAMA İŞARETİ
"Çok teşekkürler!" Birçok e-posta yanıtladım - noktalama işaretim fazla olabilir ama size iyi gelebilir.
İnsanlar "pozitiflik ve coşku" göstermek için ünlem işaretleri kullanıyor.
Kadınlar, bu ifade biçimlerini erkeklere göre üç kat daha sık kullanıyor, yakın zamanda Journal of Experimental Social Psychology'de yayımlanan bir çalışmaya göre.
Bunun muhtemelen "kadınlar doğrudan davrandıklarında erkeklerden daha sert yargılanıyor ve onlara patronluk ve diğer cinsiyetsel olumsuz sözler deniyor" fikrinden kaynaklanıyor.
Ve tek bir ünlem işareti sorun olmasa da, birikimli etki sorun olabilir, diye uyarıyor uzmanlar. "Eğer sahte görünürse ya da güvensizliği örtbas ediyor gibi görünüyorsa, güvenilirliği etkileyebilir," diye açıklıyorlar.
GERÇEK HAYATTA MÜDÜRÜNÜ ÖPER MİSİN?
Yazılı iletişimin yanlış okunması oldukça kolaydır, bu yüzden çoğumuz sıcaklığımızı veya mizahımızı simgeleyen bir emoji ekliyoruz.
Ancak görgü kuralları uzmanları bunun ters tepebileceği konusunda uyarıda bulunuyor.
"Bir emoji farklı insanlar için farklı şeyler ifade edebilir ya da tamamen istenin dışında bir şeye hizmet edebilir" diyorlar.
"İnsanların kelimeler kullanması ve iyi Türkçe dil bilgisi olması daha iyi olurdu," diye tavsiyede bulunuyorlar.
ÇOCUKÇA ÇAĞRIŞIMLAR
Emojiler "çocukça bir çağrışım" taşıyabilir ve bu da insanların sizi daha genç, daha az kıdemli, yetenekli veya sorumlu olarak algılamasına yol açabilir.
"Bir e-postaya emoji koymazsan" diyor uzmanlar "Yazılarında hem samimi olabilir hem de profesyonel kalabilirsin."
Ve yazının son bölümünde öpücük emojisi ile ayrılmaya gelince, "Bir e-postanın sonuna gerçek hayatta yanağından öpmeden asla öpücük koymam." diyorlar.
Yumuşatıcı dil otoriteyi zayıflatabilir
"Sadece beni takip ettiğini ve bunun mantıklı olduğunu kontrol ediyorum?"
Uzmanlar, güvence kontrolleri içeren e-postaların kendini küçümseyici olabileceğini ve zamanla bu tonun birinin algılanmasını ince ince bir şekilde şekillendirebileceğini ekliyorlar.
"Bir yönetici olarak, sevilmek ve saygı görmek arasında zor bir denge var ve doğrudan etkileşimde olmazsanız, daha az yetenekli olduğunuz izlenimini yaratma riski var," diyor.
"Aşırı özür dileyen veya aşırı ölçülü bir şekilde iletişim kurmak sizi daha az etkili göstermenize neden olabilir."
"Çoğu bilinçsiz," diyor Uzmanlar. "Kimse bir e-postayı okuyup 'ah, kendilerini desteklemiyorlar' diye düşünmez, bu daha ince bir şey.
"Ama sürekli insanları memnun eden bir şekilde iletişim kuruyorsanız, kendini desteklemeyen ya da potansiyel olarak daha az yetkin biri izlenimi oluşabilir."
E-postalarınızdan neleri çıkarmalısınız
Daha profesyonel görünmek için kaybetmeyi düşünebileceğiniz bazı şeyler şunlardır, uzmanlar öneriyor:
"sadece" ("sadece kontrol ediyorum", "sadece merak ediyorum") gibi nitelendirme kelimeleri
"Rahatsız ettiğim için özür dilerim" ya da "Eminim çok meşgulsünüz ama..." gibi önleyici özürler
"Bu mantıklı mı?", "umarım sorun olmaz" veya "her halükarda da sorun yok" gibi güvence kontrolleri
Ünlem işaretleri
Emojiler
Öpücükler ya da aşırı sıcak göndermeler
İŞYERİNDE MESAJLARI FİLTRELEMEK
Uzmanlar, bunun profesyonel iletişimden tüm sıcaklığı veya kişiliği ortadan kaldırmak olmadığını vurguluyor.
"Kişisel tarz önemli," diyor Uzmanlar. "İş yerinde kişiliği sergilemek kötü bir şey değil. Yazdıklarını filtrelemek ve kişilikten çıkarmak zorunda hissetmek istemezsin."
Ama aynı zamanda bazı kelimeleri ve sembolleri "sevilmek için bir araç olarak" kullanmamalısınız.
Bu alışkanlıkları kişilikten kaybetmeden fark edip azaltmanın pratik bir yolu, aldığınız e-postalara dikkat etmek ve farklı tarzların sizi nasıl hissettirdiğini fark etmektir - neyin net, kendinden emin veya güven verici, hangilerinin aşırı geldiğini fark etmek, diyorlar.
Aynı uzmanlar, yapay zekâ araçlarının taslakları incelemek ve fazla dolgu veya niteleyici kelimeleri kaldırmak için de faydalı olabileceğini söylüyorlar.
